Privacyverklaring

Wie wij zijn

[rechtsvorm en naam — nog in te vullen], handelend onder de naam De Nieuwe Rentmeesters, gevestigd aan [adres — nog in te vullen], KvK [nummer — nog in te vullen]. Bereikbaar via [e-mailadres — nog in te vullen].

Wij leveren software en beheerdiensten aan landgoederen.

Twee petten, en het verschil telt

Wij gaan op twee manieren met persoonsgegevens om, en welke van de twee het is bepaalt bij wie u moet zijn.

Als leverancier van het landgoed. Het grootste deel van wat er in ons systeem staat, hoort bij een landgoed: contactgegevens van pachters en huurders, contracten, correspondentie, documenten. Het landgoed bepaalt wat daarmee gebeurt; wij bewaren en bewerken het in opdracht. Wij zijn dan verwerker, het landgoed is verwerkingsverantwoordelijke.

Staan er gegevens van u in de administratie van een landgoed en wilt u weten welke, of wilt u ze laten wijzigen of verwijderen? Neem dan contact op met dat landgoed. Wij mogen die gegevens niet op eigen houtje aan u verstrekken of aanpassen — dat zou juist onveilig zijn. Meldt u zich bij ons, dan sturen wij uw verzoek door en helpen wij het landgoed het te beantwoorden.

Voor onszelf. Voor de accounts van mensen die met ons systeem werken, voor onze eigen administratie en voor onze website zijn wij wél verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat de rest van deze verklaring.

Wat wij van u vastleggen, en waarom

Als u een account heeft. Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen), en bij welke landgoederen u toegang heeft met welke rol. Nodig om u te kunnen laten inloggen en om te bepalen wat u mag zien. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Als u contact met ons opneemt. Wat u ons stuurt en uw contactgegevens, om u te kunnen antwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang — wij moeten kunnen reageren op wie ons schrijft.

Als u een melding doet via een meldlink. Uw naam en e-mailadres, zodat het landgoed weet wie iets meldde en u op de hoogte kan houden. Die gegevens komen in de administratie van het landgoed terecht; daarvoor dragen zij de verantwoordelijkheid.

Als u deze pagina bezoekt. Wij gebruiken geen volgcookies en geen analysepakket. Er is dus ook geen cookiemelding: er valt niets te kiezen.

Hoe lang wij het bewaren

Accountgegevens: zolang u een account heeft, en tot dertig dagen daarna.

Gegevens die bij een landgoed horen: zolang het landgoed klant is. Daarna kan het landgoed alles downloaden, en verwijderen wij het binnen dertig dagen. Verwijderen betekent bij ons ook echt verwijderen: eerst de bestanden, dan de database-inhoud, zonder herstelmogelijkheid daarna.

Correspondentie met ons: tot twee jaar na het laatste contact.

Met wie wij het delen

Wij verkopen niets en delen niets voor reclame. Wij schakelen wel een aantal leveranciers in die technisch nodig zijn om het systeem te laten werken. De volledige lijst met land en waarborg staat in onze subverwerkerslijst, die wij op verzoek toesturen. Kort samengevat:

• Onze database en de bestanden staan in Ierland, binnen de Europese Unie.
• De applicatie draait in Dublin, ook binnen de Europese Unie.
• Het uitlezen van documenten gebeurt door een AI-model van Anthropic in de Verenigde Staten. Er is een verwerkersovereenkomst, er wordt contractueel niet op uw gegevens getraind, en wat er heen gaat wordt daar binnen dertig dagen gewist.
• Het omzetten van vergaderopnamen naar tekst gebeurt door Groq, eveneens in de Verenigde Staten. Ook daar geldt een verwerkersovereenkomst met de Europese standaardcontractbepalingen, wordt er niet getraind, en is ingesteld dat er niets bewaard blijft.

Verder verstrekken wij gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Wat wij met kunstmatige intelligentie doen

Ons systeem leest documenten uit met AI: u uploadt een gescand contract en er komt een ingevuld dossier uit. Dat scheelt uren overtypen, maar het betekent ook dat de inhoud van dat document — inclusief namen en bedragen — naar de leverancier van het model gaat.

De AI beslist niets. Alles wat een model afleidt, staat in het systeem als voorstel, zichtbaar gemarkeerd als afkomstig van AI. Een mens moet het goedkeuren voordat het als gegeven geldt. Er wordt niets automatisch vastgelegd en er worden geen besluiten genomen die iemand raken zonder dat een mens ernaar heeft gekeken.

Er wordt niet op getraind. Dat is contractueel vastgelegd bij beide leveranciers, niet alleen beloofd.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van uw gegevens, en het recht bezwaar te maken. Gaat het om gegevens die bij een landgoed horen, dan is dat landgoed uw aanspreekpunt; wij helpen mee.

Neem contact op via [e-mailadres — nog in te vullen]. Wij reageren binnen een maand.

Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Beveiliging

De gegevens van elk landgoed zijn van elkaar gescheiden in de database zelf, niet alleen in de schermen: wie geen toegang heeft tot een landgoed, krijgt er niets van te zien. Per persoon staat vast wat hij mag — meelezen, bewerken of beheren. Verkeer is versleuteld, en de opslag ook.

Wij hebben als beheerder technisch toegang tot de gegevens. Dat is onvermijdelijk bij dit soort dienstverlening en wij zeggen het liever hardop dan dat wij het verzwijgen. Wij gebruiken die toegang voor ondersteuning en storingsonderzoek, en verder niet.

Wijzigingen

Wijzigt deze verklaring, dan passen wij de datum bovenaan aan. Bij wezenlijke wijzigingen laten wij het onze klanten weten.